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三十年不變的管理問題

. 如果有一個專案,由一名員工去執行,需要十二個月的時間才能完成,那麼是不是投入十二名員工,就能在一個月完成?

 

例如,新加入專案的人手,必須要了解專案的現況,以及具備執行的能力,而能夠向新手說明和訓練他們的人,就是目前正在執行專案的人。結果,剛加入的新手不熟練,同時也容易出錯,而生產力較高的原始成員,則為了訓練新手,暫時放下手上的工作,團隊的整體生產力需要一段適應期才能恢復。

 

既然增加人手無用,那麼當專案無法如期完成時,主管應該怎麼做?布魯克斯提出了三個建議:第一,主管正式宣佈專案無法如期完成。比起什麼都不說,大家卻心知肚明,正式宣佈是比較好的做法。宣佈時,同時告知大家專案預計會延遲多久才完成。布魯克斯提醒,這個時間最好抓得充裕些,即使當時覺得只需要再四個月,也要先宣佈六個月,以避免發生二次延遲的窘境。

 

這個說法在數學上說得通,但是在實際管理上卻大有問題。美國北卡大學計算機科學系的創系人布魯克斯(Fred Brooks),三十年前將他在IBM管理大型軟體專案的實際經驗,寫成「人月神話」(The Mythical Man-Month)一書,書中破除機械式地將人數乘以工時,以預估一個專案所需成本及時間的迷思。

 

有人稱「人月神話」為「軟體工程的聖經」,事實上,這本書闡述的專案管理之道,不只侷限於軟體領域,因此這本書也成為其他產業主管的必讀經典。

 

在「人月神話」出版三十週年之際,仍然在北卡大學執教、今年已經七十四歲的布魯克斯,最近接受財星雜誌專訪時表示,與三十年前相比,雖然現在管理團隊所使用的工具改變了,但是管理團隊所面對的問題還是一樣。

 

許多主管到現在還是很容易掉入「人數乘以工時」的陷阱。如果有一個專案的進度延遲,許多主管直覺地會投入更多員工,希望趕上進度。但是,這個動作增加了專案的負擔,往往反而拖慢了進度。

 

又例如,專案加入了支援者,整個團隊的官僚及複雜度隨之增加。團隊必須重新分配工作、需要溝通的人數變多,都可能讓專案慢上加慢。布魯克斯因而歸納出一條守則:增加人手到已經延遲的軟體專案,只會讓它延遲更久。

 

第二,減少專案的工作量。決定只完成某些部份的工作。第三,將工作分階段。決定先如期完成哪些部份,其餘的部份之後再補足。例如,在推出一個電腦軟體時,可以先推出對大多數重要顧客而言,最需要的核心功能,下一個版本再增加其他的功能。

 

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